Dopo l’adozione del decreto semplificazioni e la pubblicazione del piano triennale per l’informatica, nei quali, tra scadenze ed adempimenti, sono presenti altresì, numerose novità rilevanti per la pubblica amministrazione, anche l’Agenzia per l’Italia Digitale ha adottato un nuovo provvedimento, pubblicando le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” un documento che fornisce alle pubbliche amministrazioni indicazioni sulla gestione documentale, elemento centrale per la digitalizzazione delle pratiche amministrative.

Le Linee Guida sono vigenti dal 10 settembre del 2020 e dovranno essere pienamente rispettate entro il 7 giugno del 2021.

Si compongono di sei allegati tecnici, e sono state emanate dopo avere seguito la procedura conforme alle indicazioni dell’art. 71 “Regole tecniche” del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD) con il duplice scopo di:

a) aggiornare le attuali regole tecniche in base all’art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD), concernenti la formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici già precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014;

b) incorporare in un’unica linea guida le regole tecniche e le circolari in materia, addivenendo ad un “unicum” normativo che disciplini gli ambiti sopracitati, nel rispetto della disciplina in materia di Beni culturali.

Grazia a questa pubblicazione sono state unificate, in un unico documento, materie che prima venivano disciplinate separatamente, semplificando in tal modo, dal punto di vista normativo, le varie fasi di vita del documento informatico.

In linea di principio, le Linee Guida pubblicate dall’AgID diventano il nuovo punto di riferimento per la creazione dei documenti e fascicoli, per la protocollazione, e la conservazione dei documenti informatici nel tempo. Sebbene, la gestione documentale dei procedimenti amministrativi debba assicurare la corretta amministrazione dei documenti, dalla produzione alla conservazione, il recente provvedimento risulta importantissimo per garantire legittimità agli atti e provvedimenti dell’amministrazione, e soprattutto, la certezza delle situazioni e rapporti giuridici.

Ne consegue che, tutte le amministrazioni sono chiamate ad aggiornare gli atti organizzativi, i manuali, le procedure e anche la tecnologia rispetto al mutato contesto normativo.

In effetti, è doveroso precisare che, la gestione del documento informatico rappresenta da sempre, quel processo legato alle tre fasi del ciclo di vita di un documento informatico, tra cui rientrano, gli aspetti più rilevanti come, la formazione, la gestione e la conservazione nel tempo, dove in ognuna di queste fasi, devono essere rispettate, una serie di attività di natura tecniche, fondamentali e necessarie, per tutelare la validità giuridica dei singoli documenti informatici.

Un’ulteriore, aspetto di notevole rilevanza riguarda la portata generale del provvedimento, infatti, l’attuazione delle Linee Guida risulta di fondamentale importanza, non solo per le pubbliche amministrazioni ma anche per i privati, considerato che, le norme del codice dell’amministrazione digitale, agli articoli 20 e seguenti, relative al valore giuridico probatorio del documento informatico, si applicano anche ai privati.

In tal modo, anche un contratto informatico tra privati dovrà rispettare le stesse previsioni normative, e di conseguenza, anche la gestione documentale da parte di organizzazioni private deve seguire, per avere validità giuridica, le regole tecniche contenute nelle Linee Guida pubblicate. Pertanto, per i motivi su esposti, le disposizioni contenute in questo documento hanno carattere regolamentare, essendo pienamente cogenti anche nei confronti dei privati, assumendo carattere vincolante e valenza erga omnes.

Naturalmente, risulterà difficile da parte delle P.A., ma talvolta anche da parte dei privati, adottare un corretto sistema di gestione informatica dei documenti, il quale, per risultare efficiente e sicuro, dovrà essere necessariamente regolamentato da specifiche procedure, in grado di governare con efficacia ogni singolo accadimento che coinvolga il ciclo di vita del documento rispettando altresì, i principi generali applicabili in materia di trattamento dei dati personali anche mediante un’adeguata analisi del rischio.

A tal proposito, una corretta gestione dei documenti sin dalla loro fase di progettazione (si potrebbe di dire “by design”) rappresenterebbe la migliore garanzia per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica e archivistica tipici della gestione degli archivi pubblici, utilissima anche per le attività dei privati, in modo da poter affiancare una costante ed adeguata applicazione delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali, attraverso due-diligence mirate.

Il provvedimento di AgID si interseca necessariamente con le disposizioni normative del Regolamento UE 679/16 ed il D.lgs 196/2003 sia per le numerose operazioni di trattamento di dati personali presenti che per la redazione di corposa documentazione, di solito di carattere informatico, ragion per cui, l’uniformarsi alle novità legislative vigenti, consentirà, il corretto andamento dei rapporti giuridici intercorrenti tra i privati, e tra privati e pubbliche amministrazioni, arterie principali dello Stato centrale.

Uno esempio lo ritroviamo nell’Art. 28 del Regolamento Ue 679/16 (GDPR), che regola il rapporto tra titolare e responsabile del trattamento prevedendo la sottoscrizione per le parti di un contratto o altro atto giuridico, e precisando al comma 9 che il contratto o altro giuridico dovrà essere stipulato in forma scritta, anche in formato elettronico.

Pertanto, è giusto riflettere sulla digitalizzazione ed informatizzazione dei documenti, richieste da numerosi disposizioni dei Regolamenti e direttive europee, imponendo a tal punto, di rendere il prima possibile effettivamente applicabile, in tutti i settori di maggiore interesse, le Linee Guida recentemente pubblicate, per garantire la sicurezza e la liceità dei mercati e delle attività di imprese e delle pubbliche amministrazioni.

In conclusione, considerato che gli atti delle amministrazioni periferiche producono effetti nei confronti di tutti i consociati è doveroso permettere a tutti, sia operatori che i cittadini – utenti, comprese le organizzazioni private, di comprendere ed interpretare i contenuti dei documenti informatici secondo le nuove regole previste dalla normativa vigente, rendendoli pienamente accessibili.

La tecnica del Legal Design applicata ai documenti informatici potrà garantire il rispetto del fondamentale principio della trasparenza, aumentando l’accessibilità attraverso la semplicità e la chiarezza contenutistica degli atti, capace di agevolare la comunicazione e comprensione di tutti, grazie ad un’esposizione descrittiva strutturata con una metodologia incentrata sulla rappresentazione di un elemento visivo e schematico, idoneo ad aumentare l’apprendimento, suscitando curiosità.

Da qui il pensiero e la suggestione di adottare nella creazione di un documento informatico e nelle sue fasi di vita, la tecnica del Legal Design, per consentire un agevole applicazione per gli addetti ai lavori e garantire una maggiore comprensione e consapevolezza per gli utenti.

Avv. Gianluca Pirozzi – Of Counsel Privacy