5 principi per un buon contratto legal design

 In Legal design

Si parla molto di legal design e, spesso, la prima idea che viene in mente è semplicemente “aggiungere elementi visivi al documento legale”.

Un contratto redatto utilizzando la metodologia del legal design è molto di più.

Si tratta di un documento legale, vincolante esattamente come un contratto, ma con una migliore esperienza utente, più comprensibile e che aiuti le persone a prendere decisioni più consapevoli, in maniera autonoma, su argomenti legali.

Un contratto redatto in legal design è più semplice da capire e aumenta la fiducia dell’interlocutore grazie ad una comunicazione trasparente.

Questa migliore trasparenza e comunicazione può essere raggiunta attraverso diversi livelli all’interno della progettazione del contratto, che sono i seguenti:

  • Contesto
  • Contenuto
  • Struttura
  • Interpretazione
  • Impatto

CONTESTO

Innanzitutto, quando si progetta un contratto in legal design, si tiene conto delle esigenze dell’utente finale e non – come nella maggior parte dei contratti tradizionali – di avvocati e giudici.

Pertanto il contesto ed il mezzo utilizzato per visualizzare il contratto (telefono, tablet, pc, carta) sono presi in considerazione per creare una migliore esperienza utente.

E’ chiaro che se il contratto dev’essere visualizzato attraverso uno strumento digitale sarà possibile prevedere animazioni o strati, mentre se dovesse essere visualizzato principalmente su carta sarà progettato differentemente, prevedendo, magari, una schematizzazione alternativa.

Il contesto ed il mezzo attraverso il quale l’utente usufruirà del documento legale, quindi, influenzeranno decisamente la progettazione dello stesso.

CONTENUTO

Sempre tenendo conto del pubblico al quale intendiamo rivolgere il nostro documento, si deciderà se il testo sarà scritto in legalese tradizionale oppure con un linguaggio giuridico semplice e comprensibile anche ai non legali. Molti documenti, infatti, sono scritti da avvocati ma non sono rivolti ad altri avvocati. Pensiamo, ad esempio, alla compliance privacy che è scritta da avvocati è rivolta a tutti i dipartimenti aziendali: dal HR al marketing, dall’ufficio acquisti all’amministrazione. Oltre, ovviamente, ad essere indirizzata all’esterno della società.

Per tale ragione sarà necessario che essa sia estremamente chiara e comprensibile, onde evitare richieste di chiarimenti e approfondimenti rivolti all’ufficio legale e/o al DPO.

STRUTTURA

Per struttura del contratto intendiamo il layout o il modello utilizzato a seconda del pubblico di destinazione.

Può essere utilizzata una striscia di fumetti, ad esempio, oppure un diagramma di flusso. Se il documento è redatto per un cliente di un determinato settore commerciale, si possono utilizzare forme tipiche del settore di appartenenza. Tutto ciò è fatto per instaurare un rapporto di fiducia con l’utente del contratto. Chiaramente non bisogna dimenticarsi che lo scopo dello stesso è evitare che si possano creare conflitti e/o incomprensioni causate dal documento legale.

La scelta di una giusta struttura quindi mira a rendere il documento chiaro in modo che l’utente sia guidato attraverso il contenuto e possa facilmente comprenderlo e capire come agire.

INTERPRETAZIONE

L’interpretazione è relativa al livello di comprensione del progetto da parte dell’utente e alla capacità di agire o meno in base al contenuto che legge.

La capacità di un buon legal designer è quella di utilizzare tutti gli strumenti a sua disposizione: icone, disegni, immagini, a supporto del concetto che vuole far comprendere all’utente finale.

Dato che la capacità di interpretazione di un documento di legal design può essere differente da soggetto a soggetto, risulta molto importante testare il documento e ricevere dei feedback prima di consegnarlo al cliente ed utilizzarlo.

È importante capire con quanta facilità l’utente riesca a comprendere determinati concetti, elaborare il testo ed il significato.

IMPATTO

L’impatto, infine, è il risultato dell’utilizzo del contratto visivo. Esso contribuisce alla creazione di un miglior rapporto con l’utente, semplificazione dei processi interni, migliore comprensione delle policy, minori perdite di tempo.

Un documento redatto in legal design, quindi, oltre a raggiungere lo scopo del documento legale, assolve anche a tutta un’altra serie di funzioni che sono:

  • Miglioramento della comprensione del testo
  • Incremento della fiducia dell’utente
  • Minori perdite di tempo dovute a richieste di chiarimenti
  • Maggiore comprensione delle procedure
  • Incremento dell’efficienza

Ai giorni nostri, quindi, pare impensabile che non si tenga conto di tutti questi fattori nella redazione di un documento legale. Un’azienda, sia essa innovativa o meno, non può prescindere dal considerare il pubblico di riferimento nel momento in cui progetta una policy, un contratto oppure una procedura.

Avv. Luca Visconti

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